CONTRÔLEZ VOTRE ENVIRONNEMENT

L’Art de l’Organisation

Contrôlez votre environnement

Quand on pense à la gestion du temps en milieu de travail, on pense souvent aux grugeurs de temps (collègues, téléphone, courriels…) qui viennent interrompre notre travail. Rarement s’attarde-t-on à l’environnement. Pourtant, si vous ne contrôlez pas votre environnement, ce sera lui qui vous contrôlera.

Votre bureau devrait être organisé de façon à ce que tous vos essentiels soient facilement accessibles. À chaque fois que vous devez vous rendre jusqu’à la pièce centrale pour des fournitures de bureau, vous risquez une interruption prolongée. Anticipez vos besoins en papeterie, trombones, agrafes, encre pour l’imprimante, etc. et incluez-les dans votre inventaire. Tentez de rapporter les articles manquants en même temps que vous devez déjà vous déplacer pour autre chose (faire des photocopies, aller à la toilette, prendre la pause, etc.). Vous combinerez ainsi vos déplacements et minimiserez les occasions d’interruptions. Si vous avez besoin d’une armoire ou d’une tablette supplémentaire dans votre bureau pour remiser le tout, procurez-vous-la.

Ne laissez pas votre environnement de travail vous contrôler. Vous y passez trop d’heures pour souffrir d’inconvénients non nécessaires. Si un luminaire vous empêche de placer votre bureau là où vous aimeriez l’avoir, remplacez-le. Si l’éclairage est faible, ajoutez des lumières. Si les roulettes de votre chaise sont usées, mettez-en de nouvelles. Les coûts engagés sont des coûts uniques alors que les bénéfices récoltés sont permanents. Expérimentez avec différentes dispositions jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convienne le mieux.

Les sofas sont trop confortables et encouragent les activités sociales alors que des chaises placées autour d’une table de conférence stimulent les idées et mènent aux résultats. Déplacez votre téléphone de façon à être de dos à la porte lorsque vous l’utilisez. Ceci enlève la tentation d’être distrait par quelqu’un qui entrerait dans votre bureau alors que vous êtes en discussion téléphonique. On ne peut prêter attention à deux personnes en même temps.

Si vous n’avez pas de bureau fermé, créez un environnement de travail privé autour de votre « territoire ». Utilisez des panneaux, des étagères, des plantes et des classeurs pour vous protéger des contacts visuels avec les autres personnes. Localisez votre bureau aussi loin que possible des zones de circulation intense. Le chemin qui mène à la salle de toilette ou à la machine à café est à éviter. Des chercheurs ont conclu que l’intimité améliore la satisfaction au travail et augmente la performance. Essayez de vous entourer d’une sorte de protection quelconque, ne serait-ce qu’un paravent ou deux. Visez à acquérir les panneaux qui sont les meilleurs. Assurez-vous qu’ils soient suffisamment hauts pour éviter que des gens puissent regarder par-dessus, et suffisamment insonorisés pour ne pas être dérangé par les autres conversations.

S’il vous est impossible de cacher votre bureau, cachez au moins vos yeux de façon à ce que les collègues ne se sentent pas attirés à vous parler. Une plante, un classeur ou un cadre placé stratégiquement devraient suffire. Si vos yeux rencontrent ceux de chaque passant, vous demandez à être interrompu.

Je vous lance le défi ce mois-ci de revoir votre environnement de travail afin de maximiser votre performance.

Vous avez de la difficulté à organiser votre environnement de façon optimale? En tant qu’organisatrice professionnelle diplômée et expérimentée, je vous aiderai non seulement dans la disposition mais je pourrai aussi vous recommander l’équipement, les fournitures et l’ameublement adéquats tout en vous fournissant la formation, les encouragements et le support dont vous avez besoin pour demeurer organisé. Visitez notre site et contactez-vous!

Bonne organisation!

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