DÉLÉGUER DES MANDATS EFFICACEMENT

L’Art de l’Organisation

Déléguer des mandats efficacement

Quand la relève se joint à notre équipe de travail, il arrive fréquemment que nous devions déléguer des mandats. Savons-nous le faire efficacement ? Comment s’assurer que le travail sera bien fait ?

Pour déléguer efficacement un mandat, il faut se préparer, bien transmettre les instructions et faire des suivis. Malheureusement, on a tendance à présumer que la personne à qui on confie un mandat est aussi bien informée que nous, ce qui fait que l’on délègue à la hâte. Très grosse erreur ! Un mandat mal délégué fait perdre beaucoup de temps par la suite. Dans les faits, une heure investie en planification fait facilement gagner dix heures d’exécution !

Comment bien se préparer ? En pensant au travail à confier et en cernant bien l’ensemble des questions qui s’y rapportent. Dans le feu de l’action, il est difficile de penser à toutes les informations à fournir. C’est pourquoi il est préférable de se préparer d’avance afin de ne rien oublier.
Une fois cette réflexion terminée, on accorde du temps pour la transmission de la demande. On planifie donc une rencontre où on s’assurera de créer un climat favorable aux échanges et prévoira un moment suffisamment long. La communication étant la base d’une bonne délégation, on se demande: « Est-ce que je communique efficacement quand je confie un mandat à quelqu’un ? » La définition de la communication s’exprime en peu de mots: affirmation de soi et écoute active de l’autre. Puisque la capacité d’écoute chez l’être humain serait d’environ 35% d’un message parlé, on comprend l’importance de la reformulation. De plus, on observera attentivement les réactions de la personne qui reçoit le mandat afin de capter les indices sur comment le message passe.

Le mandat accepté, il nous reste tout de même une part de responsabilité et, pour pouvoir l’assumer, il faut faire des suivis. Cette forme de prévention montre bien qu’on ne délègue pas pour se décharger complètement. Faire des suivis ne témoigne pas d’un manque de confiance mais sert simplement à ne pas laisser ses obligations personnelles à la merci des autres, comme si elles ne nous appartenaient plus.

En résumé pour bien déléguer un mandat, préparez-vous, expliquez le mandat clairement et assurez un suivi tout en sachant que vous devez le plus possible maîtriser les habiletés d’expression et d’écoute.

Bonne délégation !

L’Art de l’Organisation