SENSIBILISATION À L’APPROCHE DES FÊTES PAR LA FONDATION KATHERINE BEAULIEU
4 décembre 2014
SAVOIR CONJUGUER LE MULTI-GÉNÉRATIONNEL AU SEIN DE L’ENTREPRISE
4 janvier 2015
L’art de la boîte vocale
Vous est-il déjà arrivé d’écouter vos messages téléphoniques et de soupirer en le faisant car la personne qui laissait ledit message ne venait pas à bout de finir? Ou encore, de devoir écouter un message trois fois car le numéro de rappel défilait à une vitesse folle ou n’était pas bien articulé? Imaginez si vous avez dix messages à écouter ainsi! Voyons ensemble des façons de faire pour éviter ces situations.
D’abord, lorsque vous vous apprêtez à prendre vos messages, munissez-vous d’un crayon qui fonctionne bien, d’un carnet et surtout, assurez-vous de ne pas être dérangé. Rien de plus frustrant que de devoir écouter un message à nouveau parce qu’un collègue entre dans votre bureau en parlant.
Deuxièmement, si vous désirez écouter des messages qui sont professionnels et agréables, prêchez par l’exemple. Certains vous imiteront, ce qui est vraiment très bien. Pour les autres, dites-vous au moins qu’il y en aura moins. Plus important que tout : vous deviendrez une personne de qui on ne craint pas les messages, une personne agréable à entendre sur la boîte vocale.
Voyons quelques trucs pour devenir soi-même une personne agréable :
1. Préparez-vous!
Sachez la raison précise pour laquelle vous appelez la personne et après de courtes salutations, mentionnez-le immédiatement. Si vous avez plusieurs points à énoncer, il pourrait être sage de les noter en ordre d’importance avant d’appeler. Cela vous évitera de devoir appeler une ou deux fois de plus pour mentionner ce qui a été oublié. De plus, ce petit résumé évitera que vous vous perdiez en tergiversations lors de l’appel.
2. Soyez poli, mais pas trop.
Il est bien de s’informer si notre interlocuteur va bien ou de lui dire que nous sommes heureux qu’il fasse beau à l’extérieur mais limitez ce type de conversation aux 15 premières secondes, pas plus. C’est suffisant pour signifier que nous nous soucions de l’autre mais pas trop pour l’exaspérer.
3. Nommez-vous!
Dès le départ, dites qui vous êtes et nommez votre entreprise si applicable. Rien de pire que quelqu’un qui commence son message sans se nommer d’abord. Comme il faut parfois plusieurs secondes avant de reconnaître la voix, notre cerveau peut difficilement se concentrer sur le message. En essayant de deviner de qui il s’agit, on perd l’essentiel du propos.
4. Articulez!
Il est très difficile de comprendre une personne qui ne prononce pas bien ou qui écoute la musique à plein volume en laissant le message.
5. Vous voulez quoi?
Dites à votre interlocuteur ce que vous attendez de lui. Désirez-vous un retour par courriel, une information, un retour d’appel? Personne ne devrait vous rappeler parce qu’il n’a pas compris ce que vous vouliez…
6. Ralentissez!
Souvent, après vous être tapé un long message qui n’en finit plus, l’interlocuteur vous déballe son numéro de téléphone en un éclair. Il vous faudra l’écouter à nouveau… Redites lentement votre nom à la fin et donnez votre numéro de téléphone tout aussi lentement. Répétez-le de façon différente. Par exemple, si vous dites les chiffres de manière séparée la première fois 8-1-9-6-9-8-9-2-4-7, dites-les par dizaines la seconde fois 8-1-9-6-9-8-92-47. Ainsi, vous êtes assurés que la personne entendra le bon numéro et recevrez un retour d’appel. Ralentissez également dans le cas d’une adresse courriel et répétez-la.
7. Saluez rapidement.
Ne vous perdez pas en formules de politesse à la fin. Saluez rapidement et poliment, sans plus! Vous avez déjà montré de l’intérêt en début de message. N’en ajoutez pas trop.
Pour conclure, je vous dirais que si vous suivez ces quelques règles de base, la personne qui doit faire suite à votre message le fera probablement plus rapidement et sera davantage disposée à vous écouter car elle n’aura pas été irritée à prime abord. De plus, elle saura qu’avec vous, les choses progressent.
Nathalie Bureau, Coach organisationnelle spécialisée en gestion de temps
Si vous avez apprécié les idées partagées dans cet article, vous aimerez nos consultations de coaching personnalisées au sujet desquelles vous trouverez plus d’information dans la page Nos services de notre site web.
