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LE DÉCLASSEMENT ANNUEL

Nathalie Bureau,
Coach organisationnelle spécialisée en gestion de temps

L’Art de l’Organisation

Le déclassement annuel

Saviez-vous que, selon un sondage du Wall Street Journal, les employés perdent jusqu’à 5,5 semaines par année à chercher des objets et des documents, tant papiers qu’informatiques? Faites-vous partie de ces gens pour qui trouver un document ou un objet demande plus de 20 secondes de recherche? Si c’est votre cas, c’est peut-être que vous avez un système de classement qui est mal adapté à votre réalité, ou encore, que vous êtes dû pour un déclassement annuel.

Mais qu’est-ce que le déclassement annuel, me demanderez-vous? Le déclassement annuel consiste à éliminer les documents et les objets que l’on a gardés dans le passé pour les « au cas ». Au cas où j’en aurais besoin comme référence. Au cas où ce client reviendrait dans l’année qui vient. Au cas où je voudrais m’en servir. Au cas, au cas…

Or, il appert que ces « au cas » occupent beaucoup d’espace dans les classeurs, les armoires et l’ordinateur. Une fois par année, en période moins achalandée pour vous, je vous recommande de purger vos classeurs, vos armoires, et votre ordinateur. Un minuscule porte-cartes reçu à titre promotionnel que je conserve alors que j’en ai un plus volumineux qui fait bien mon affaire? Au revoir! Le plan imprimé pour me rendre chez un client tandis que je connais maintenant le chemin et que de surcroît, j’ai un GPS? Adieu! Trois boites de feuilles « brouillon » alors que la boite courante se remplit au fur et à mesure? Deux au recyclage! Un modèle de document qui a été bonifié cinq fois depuis sa création? Supprimez! Un client inactif depuis 5 ans? Aux archives!

Votre logique vous dictera quoi conserver et quoi éliminer. Pour ceux qui ont tendance à tout vouloir garder, demandez-vous ce qu’il adviendrait si vous éliminiez un document ou un objet et veniez à en avoir besoin plus tard? Serait-il devenu désuet de par son contenu? Serait-il facilement possible d’en trouver un semblable? Y aurait-il quelqu’un d’autre dans l’entreprise qui pourrait m’aider? De vouloir conserver quelque chose « au cas » présente bien souvent beaucoup plus d’inconvénients que d’avantages.

Vous connaissez la devise « Less is more »? Cette phrase de 1855 tirée d’un poème de Robert Browning nous dit que « Moins c’est plus ». Posséder moins d’objets signifie avoir plus de temps puisque nous passons moins de temps à chercher parmi ces objets, à les manipuler et à les classer. Posséder moins de documents permet aussi de bénéficier de plus : plus d’espace, plus de temps et plus de fonctionnalité.

Certains de mes clients me disent faire un déclassement deux fois par année plutôt qu’une : à l’approche des vacances d’été et de celles de Noël. Ils avouent se sentir beaucoup mieux une fois que c’est fait, et énergisés pour poursuivre l’autre partie de l’année. J’adopte la même stratégie depuis fort longtemps et j’éprouve les mêmes sentiments. Retrouver un environnement de travail organisé et efficace exige du temps mais celui-ci est ensuite décuplé puisqu’il vous rend plus efficace.

Une fois votre déclassement achevé, prenez du temps pour analyser votre système de classement. Est-il adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise? Est-il inexistant? Se doter d’un bon système de classement permettra non seulement de vous rendre efficace, mais permettra aussi à votre remplaçant de s’y retrouver advenant un congé imprévu de votre part. Quelle pression vous est alors enlevée!

En conclusion, souvenez-vous de ne conserver que les essentiels relativement à votre travail et de vous faire le cadeau d’un déclassement au moins une fois par année!

Vous aimeriez de l’aide pour établir un système de classement viable dans votre entreprise? Nous pouvons vous aider! Faites appel à nos services. Visitez notre site.

Nathalie Bureau,
Coach organisationnelle spécialisée en gestion de temps

L’Art de l’Organisation

 

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